Arbeitsalltag eines Head of (IT) Procurement

Unabhängig davon, ob die Beschaffung von externen Arbeitskräften in einem Unternehmen dezentral über die unterschiedlichen Bedarfsträger oder zentral – z. B. über den Einkauf – organisiert ist, stellt sie für die Verantwortlichen eine große Herausforderung bzgl. mehrerer Kriterien dar.

Stellen kurzfristig und mit geeignetem Personal besetzen

Eine der Herausforderungen, die Verantwortliche im Einkauf zu bewältigen haben, besteht darin, oft kurzfristig qualifizierte Mitarbeiter zu finden, um den Bedarf an externen Arbeitskräften im Unternehmen zu decken. Im Idealfall steht dafür bereits ein entsprechender Pool von geeigneten Lieferanten, mit denen Rahmenverträge abgeschlossen sind, zur Verfügung. Diese sind nun schriftlich oder mündlich zu kontaktieren, um den Bedarf zu klären und externe Arbeitskräfte zu beschaffen.

Abgesehen von immer wiederkehrenden, bekannten und meist planbaren saisonalen Einflussfaktoren, wie z. B. dem Weihnachtsgeschäft oder Verkaufsaktionen können aber auch vollkommen unvorhersehbare Faktoren (z. B. krankheitsbedingte, kurz- oder längerfristige Ausfälle, unerwartete Absatzerfolge) eine Rolle spielen, die den Beschaffungsprozess von externen Arbeitskräften beeinflussen. Für die entsprechenden Einkäufer bedeutet dies, dass sie kurzfristig erhöhten Aufwand betreiben müssen, um mit ihren Lieferanten zu klären, ob diese den Bedarf decken können.

Koordinationsaufwand bei der Besetzung externer Stellen

Um Stellen erfolgreich zu besetzen, muss das genaue Anforderungsprofil mit den Bedarfsträgern bestimmt und dokumentiert werden. Anschließend werden die entsprechenden Lieferanten angeschrieben oder telefonisch kontaktiert. Die eingeholten Angebote werden dann verglichen und mit Kennzahlen und Besetzungsvorschlägen an die Bedarfsträger übermittelt.

All dies erfolgt meist in unterschiedlichen Formaten, d. h. per E-Mail, Telefon, Fax oder per Post sowie in unterschiedlichen Dateiformaten (handschriftliche Notizen, Word-, Excel-, Google- oder PDF-Dateien), die der Einkäufer sondieren, strukturieren und vergleichen muss, um den Bedarfsträgern entsprechende Besetzungsvorschläge übermitteln zu können.

Kommen Kandidaten für einen Einsatz infrage, sind – je nachdem, wie und wo sie im Unternehmen eingesetzt werden sollen, – Vorstellungsgespräche zu organisieren. Des Weiteren sind Nachweise z. B. bzgl. Sicherheitszertifikationen, Fahrerlaubnissen etc. anzufordern und Vertragsdetails zu klären.

Rechtliche Rahmenbedingungen bei externen Mitarbeitern beachten

Bevor externe Stellen besetzt werden, ist es wichtig zu bestimmen, unter welcher Vertragsform die externen Mitarbeiter im Unternehmen tätig werden sollen. So ist z. B. im Rahmen der Arbeitnehmerüberlassung durch den Einkauf zu klären, ob das verleihende Unternehmen über eine gültige ANÜ-Erlaubnis verfügt.

Bei den Bewerbern gilt zu klären, ob Kandidaten in den letzten Monaten bereits einmal im Unternehmen tätig waren und möglicherweise gegen maximale Überlassungsfristen verstoßen wird oder ob Regelungen zum Equal Pay und Equal Treatment eingehalten werden müssen. All dies sowie die Unterschriften unter den Verträgen müssen vor dem tatsächlichen ersten Arbeitseinsatz im Unternehmen erfolgen.

Das bei so vielen parallellaufenden, manuellen Aktivitäten schnell die Transparenz verloren geht und die Verantwortlichen oft nicht auf ‚Knopfdruck‘ verlässliche Zahlen zum Einsatz von Fremdarbeitskräften in ihrem Unternehmen angeben können, liegt auf der Hand.

Prozesse durch den Einsatz von Software verbessern

Wesentliche Erleichterungen in diesem Beschaffungsprozess sowie Sicherheit bzgl. der Fragestellungen zur Transparenz und Compliance im Umgang mit externen Arbeitskräften kann hier ein Vendor Management System (VMS) liefern. Ist ein solches System implementiert und sind die internen sowie externen Prozesse definiert, kann der Einkauf tatsächlich „auf Knopfdruck“ reagieren bzw. agieren.

Die Bedarfsträger definieren ihre Anforderungen im VMS in einem einheitlichen und strukturierten Format. Der Einkauf leitet diese Anforderungen an die entsprechenden Lieferanten / Personaldienstleister – zeitgleich an alle – weiter. Der Einkauf sowie die Anforderer erhalten Profile von möglicherweise geeigneten Kandidaten innerhalb definierter Zeitfenster.

Das VMS gleicht automatisch die Profile mit den Anforderungen ab und schlägt systematisch die besten Kandidaten vor. Parallel wird im System abgeglichen, ob es in der Vergangenheit ähnliche Anforderungen gab und es mögliche Kandidaten mit unternehmensspezifischen Erfahrungspotential in der Datenbank gibt, die zudem positive Beurteilungen von den internen Bedarfsträgern bekommen haben.

Selbstverständlich wird auch das On- und Off-Boarding der externen Mitarbeiter durch das VMS-Tool unterstützt.

Analysefunktionen unterstützen die Einhaltung von Richtlinien und Gesetzen

Rechtliche Themen wie eine mögliche Vorbeschäftigung im Unternehmen, die Erreichung der maximalen Einsatzdauer, Equal Pay und Treatment, die Gültigkeit einer ANÜ-Erlaubnis, das Vorhandensein von anderen Vertragsbedingungen wie z. B. Bürgschaften (Stichwort: Haftung für nicht abgeführte Sozialversicherungsbeiträge) etc. können zeitnah geklärt bzw. im laufenden Geschäft beigehalten werden, sodass einem kurzfristigen Einsatz von Mitarbeitern dieser Unternehmen nichts im Wege steht. Des Weiteren können über ein VMS die Verträge elektronisch ausgetauscht und signiert werden.

Im Laufe der Tätigkeit eines externen Mitarbeiters im Unternehmen kontrolliert das VMS die Verweildauer im Unternehmen und gibt rechtzeitig Warnhinweise, wenn Zeitfenster bzgl. der maximalen Überlassungsdauer oder von Equal-Pay und Equal-Treatment erreicht werden sowie wenn Rahmenverträge oder Bestandteile auslaufen oder ungültig werden. Die Verantwortlichen erhalten rechtzeitig und proaktiv entsprechende Hinweise vom VMS-Tool.

Einfache Abrechnungs- und KPI-Kontrollen helfen im Lieferantenmanagement

Darüber hinaus bietet ein VMS-Tool umfassende Reporting- und Abrechnungsmöglichkeiten. Zudem kann das VMS-Tool die Arbeitszeiten der externen Mitarbeiter tracken – entweder direkt im Tool oder über eine Schnittstelle zum Zeiterfassungssystem im Unternehmen. Die Abrechnung der externen Leistung erfolgt über das Tool. Wenn gewünscht, ist hier das sogenannte Gutschriftsverfahren anwendbar. Eine transparente Weiterverrechnung dieser Leistungen auf Kundenaufträge etc. ist möglich.

Der Einkäufer kann über das VMS-Tool die Einhaltung, der mit den Lieferanten vereinbarten KPIs kontrollieren sowie alle Aufwände transparent darstellen.

Der Einsatz eines VMS-Tools bringt also wesentliche Erleichterungen, Vorteile und Erfolge bzgl. der Themen

  • Geschwindigkeit
  • Prozesse
  • Transparenz
  • Compliance

beim Einsatz von externen Arbeitskräften in Ihrem Unternehmen.

Lesen Sie unseren Blog ‘Der große Guide zu Vendor Management Systemen (VMS)‘, um mehr über die Vorteile eines VMS zu erfahren oder kontaktieren Sie uns direkt.