Sechs Dinge – schnell, einfach, effizient mit einem VMS erledigen

Im Zuge ständig wachsender Zahlen externer Mitarbeiter beginnen immer mehr Unternehmen, die Vorteile eines Vendor Management Systems (VMS) zu erkennen.

Ein VMS liefert Unternehmen nicht nur bislang nie gekannte Einblicke in ihre Belegschaft, sondern kann auch eine Reihe komplexer strategischer Prozesse vereinfachen und mit Daten unterstützen. Das bedeutet:

• Sie können die Kosten für Ihre externen Mitarbeiter senken, und im Rahmen Ihres Budgets optimal arbeiten.
• Ihr Unternehmen wird agiler, da Sie die Anzahl Ihrer Arbeitskräfte je nach Umfang der zu erledigenden Arbeit schnell und einfach anpassen können.
• Sie können Ihre Kunden dauerhaft zufriedenstellen, indem Sie die richtigen Talente zur richtigen Zeit einsetzen, um Projekte nach Normen und Vereinbarungen abzuschließen.

In diesem Artikel werden wir uns ansehen, wie ein VMS Sie dabei unterstützen kann, alle mit externen Mitarbeiten in Zusammenhang stehenden Entscheidungen, Prozesse und Verhandlungen zu rationalisieren, damit Sie intelligenter und effizienter arbeiten und noch bessere Ergebnisse erreichen können.

1. Überprüfungen und Verhandlungen von Anbieterpreisen

Ein Bericht von Ardent Partners gibt an, dass Unternehmen im Durchschnitt 43% ihrer Arbeitskräfte als externe Mitarbeiter einstufen. Es liegt auf der Hand, dass externe Mitarbeiter eine ganze Reihe unterschiedlicher Aufgaben effektiv bearbeiten und ihre eigenen Fähigkeiten und Kenntnisse in diese Unternehmen einbringen.

Ein wichtiger Punkt ist dabei die Verwaltung der Beziehungen zu den Personaldienstleistern. Dazu brauchen Sie ein Dashboard, auf dem Sie alle Informationen im Zusammenhang mit Ihren Lieferanten sehen können. Dazu gehören:

• Projektaktivität in Echtzeit.
• Finanzielle Daten in Echtzeit.
• Zuliefererkennzahlen (für Rankings und Vergleiche)
• Leistungsbeschreibungen (SoWs)

Wenn Sie einen Überblick über diese Informationen haben, dann haben Sie auch die notwendigen Einblicke für vertrauensvolle Verhandlungen mit Ihren Lieferanten und können Ihre Beziehungen stärken.

2. Analyse und Reduzierung von Überstunden

Fachleute für Beschaffung und Personalwesen finden es schwierig, ihre Rechnungssätze außerhalb ihres VMS zu verwalten, und nutzen beispielsweise Tabellenkalkulationsprogramme oder andere unpraktische Methoden zum Ausstellen ihrer Rechnungen.

In anderen Fällen arbeiten Personalverantwortliche eventuell mit einem einfachen Berechnungs-Tool innerhalb eines VMS, haben jedoch keinen Einblick in gesetzlich vorgeschriebene Komponenten und Aufschläge und vertrauen einfach darauf, dass das System die Kosten korrekt berechnet.

Mit Beeline erhalten Kunden automatisch auch die Vorzüge von trueRATE, dem exklusiven, vorkonfigurierten Rechnungssatz-Tool von Beeline, das die Rechnungssätze auf Basis der entsprechenden Programmvariablen berechnet. In diesem Datenblatt erfahren Sie, wie Sie mit trueRATE Verhandlungsstärke und Flexibilität für die effektive Verwaltung Ihrer Rechnungen erhalten können.

3. Kontrolle des Budgets und Vergleich von Rechnungssätzen mit Marktstandards

Wenn Unternehmen ihre Programme zur Verwaltung externer Mitarbeiter nicht vollständig kontrollieren, zahlen sie oft zu viel für ihre, auf Abruf bereitstehenden, externen Talente. Das hat natürlich Auswirkungen auf die Gewinnspannen.

Ein VMS bietet alle notwendigen Analyse- und Bericht-Tools, mit denen ein Unternehmen ermitteln kann, ob es für seine externen Mitarbeiter möglicherweise zu viel oder zu wenig bezahlt. Andere Analysefunktionen untersuchen Faktoren wie die bestmögliche Qualifikation von Kandidaten, Stellenbeschreibungen, berufliche Fähigkeiten und Kompetenzen, und ermitteln Einstellungserfolgsquoten, sodass Stellenbeschreibungen erstellt werden, mit denen die am besten geeigneten Kandidaten angesprochen werden können.

Schließlich kann Ihr Unternehmen die Rechnungssätze mit Marktstandards vergleichen und so ermitteln, ob Sie für die besten Talente weniger oder mehr bezahlen.

4. Aushandeln von Zuliefererrabatten

Da ein VMS jeden Schritt im Zusammenhang mit der Beschaffung, Akquise, Verwaltung und Bezahlung von externen Mitarbeitern automatisiert und rationalisiert, erleichtert es Ihnen das Aushandeln von Zuliefererrabatten. Je nach Ihrem bevorzugten Verhandlungsstil können Sie im Rahmen der Verhandlungen Zahlen nennen, die dank eines VMS stets auf dem neuesten Stand sind.

Die Beeline-Lösung für die Beschaffung von Dienst- und Werkleistungen bietet skalierbare Funktionen zur Unterstützung Ihrer projektbasierten Initiativen. Von Beschaffung und Verhandlung, über Einstellungsmanagement und Rechnungsstellung, bis hin zu Zahlung und Bewertung haben Sie den Überblick und die Kontrolle über den gesamten Prozess.

5. Verfolgung und Analyse der Umsätze

Die Ziele Ihres Unternehmens ändern sich häufig, insbesondere in Branchen mit schwankender oder saisonaler Nachfrage. Daher ist es wichtig, einen organisierten Fachkräftepool zu pflegen, der immer dann verfügbar ist, wenn Sie ihn brauchen.

Ein VMS kann jeden Schritt der Einstellung von externen Talenten automatisieren, von der Stellenanforderung, über die Abrechnung und Bezahlung, bis hin zur Bewertung und Berichterstattung. Dabei sorgt das System während des gesamten Prozesses dafür, dass alles sicher, gemäß den Unternehmensrichtlinien und unter Einhaltung aller geltenden Gesetze und Vorschriften ausgeführt wird. Mit der Speicherung der Daten früherer externer Mitarbeiter kann ein VMS Sie bei der schnellen Identifizierung geeigneter Kandidaten unterstützen, was die Zeit für erneute Einstellungen verkürzt.

6. Höhere Genauigkeit von Kostenprognosen

Prognosen sind ein entscheidendes Instrument in jedem Unternehmen, egal ob es sich um Umsätze, Erträge oder Kundennachfragen handelt. Prognosen über die Ausgaben für externe Mitarbeiter und Dienstleistungen bilden da keine Ausnahme. Das Ziel besteht darin, auf alles Kommende vorbereitet zu sein, und die Zukunft erfordert zweifelsohne eine genauere Untersuchung aller anfallender Kosten.

Ein VMS hilft Unternehmen beim Erstellen genauerer Prognosen, denn es unterstützt zunehmend kniffligere Vorhersagen.In einem ersten Schritt müssen Sie dafür sorgen, dass ein VMS zu Ihren Anforderungen passt.

Der zweite Schritt ist die Entwicklung eines gut durchdachten und gut kommunizierten Plans, und der Aufbau eines Business-Case. Dafür müssen Sie fünf Elemente berücksichtigen, die wir ROGER nennen: Risks - Risiken, Opportunities - Chancen, Goals - Ziele, Executive buy in - Akzeptanz der Entscheidungsträger, Relevant stakeholders - maßgeblich Beteiligte.

Wenn Sie Ihre externen Arbeitsleistungen und Ausgaben kennen, und die Bereiche, in denen ein VMS Kosteneinsparungen generieren kann, besser verstehen, dann können Sie den Bedenken Ihrer Führungskräfte hinsichtlich der Rendite selbstbewusst und fundiert begegnen.

Die Bedeutung von Beeline bei der Suche nach einer Lösung für Ihre erweiterte Belegschaft

Bevor Sie ein VMS in Ihr Unternehmen integrieren, müssen Sie klare Management-Ziele formuliert haben. Wenn Sie sich für Beeline entscheiden, erhält Ihr Unternehmen alle mit dem VMS verbundenen Vorteile und den nötigen Support, um Ihre Unternehmensziele zu Unterstützen.

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