Da mittlerweile jeder fünfte Arbeiter als externer Mitarbeiter beschäftigt ist, ist die Bereitstellung Ihrer externen Arbeitskräfte hauptsächlich Aufgabe von Personalagenturen und Personalvermittlungsunternehmen. Aber nicht jeder Anbieter von externen Arbeitskräften bietet die gleiche Leistung oder erfüllt Ihre Anforderungen.
Woher wissen Sie also, welche Personaldienstleister die besten Leistungen erbringen und wen Sie auf Ihrer Liste der bevorzugten Dienstleister behalten sollten?
Mit einem Vendor Management System (VMS) können Sie ganz einfach Anbieter von externen Arbeitskräften vergleichen, die die richtigen Talente zur richtigen Zeit und zum richtigen Preis liefern. In diesem Artikel erklären wir Ihnen, wie Sie Anbieter finden und vergleichen können. Doch zunächst gilt es, einige Probleme zu überwinden.
Die Kontrolle und Verwaltung von Anbietern kann sich aufgrund der vielen internen Interessenvertreter und der damit verbundenen Vorgänge als schwierig erweisen. Dazu gehören die Spezifikation, die Beschaffung, das Onboarding und die Bezahlung von externen Mitarbeitern.
Und wer ist für die Qualitätskontrolle zuständig: HR oder die jeweiligen Manager? Wer überwacht die Abwanderung von Arbeitern, die Gründe für die Abwanderung und das Feedback darüber, wie gut die Arbeiter ihre Arbeit erledigen?
Wenn Sie diese Leistungskriterien nicht ordnungsgemäß erfassen, können Sie unmöglich herausfinden, welche Anbieter die besten Leistungen erbringen, welche Sie am meisten kosten und wie Sie die Effizienz Ihrer externen Arbeitskräfte steigern können.
Welche Fragen sollten Sie einem potenziellen Anbieter stellen?
Die Suche nach den richtigen Informationen für eine optimale Anbieterbeschaffung und -bindung beginnt mit der Beschaffung und Überprüfung von Daten. Sie sollten in der Lage sein, aus Ihren Daten die folgenden Informationen über einzelne Anbieter zu entnehmen:
- Wie lange dauert es, bis er eine Stelle besetzen kann?
- Rekrutiert und vermittelt er die besten Talente?
- Wie viele Vorstellungsgespräche führen Sie, bevor Sie die richtige Person finden?
- Wie viele erfolgreiche Einstellungen haben sich durch ihn ergeben?
- Was leisten die externen Mitarbeiter
- Würden Sie diesen externen Mitarbeiter wieder einstellen?
Sie können Ihr Wissen durch qualitative Forschung erweitern. Fragen Sie zum Beispiel die Abteilungsleiter nach ihren Erfahrungen mit einem Anbieter und ob sie mehr oder weniger Mitarbeiter des jeweiligen Anbieters einstellen würden. Auch Projektdaten können zu diesen Antworten beitragen: Welche Projekte haben sich bewährt, welche nicht?
Ein genauerer Blick auf Ihre externen Arbeitskräfte
Nicht nur die Kosten, sondern auch die Qualität ist ein wichtiger Leistungsindikator für Ihre Anbieter. Sie sollten sich nicht davor scheuen, die Leistung von externen Mitarbeitern auf die gleiche Weise zu bewerten wie die von Festangestellten.
Sie können zum Beispiel prüfen, wie die Teams einen Dienst- und Werkvertrag erfüllen. Erreichen sie ihre Meilensteine pünktlich und innerhalb des Budgets? Wird Arbeit abgelehnt oder läuft sie reibungslos?
In der Zwischenzeit könnten Sie Vorgesetzte darum bitten, nachstehende Aspekte der einzelnen Arbeiter zu verfolgen:
- Erfüllung von Erwartungen
- Termingerechte und professionelle Erledigung des Auftrags
- Notwendigkeit für einige oder viele Hilfestellungen und Feedback oder nichts dergleichen
- Gute kulturelle Übereinstimmung mit dem Unternehmen
Sinnvolle Nutzung der Daten
Hier macht Ihr VMS einen Unterschied. Sobald Sie alle quantitativen und qualitativen Daten aller kürzlich durchgeführten Aufträge eingegeben haben, zeigt Ihnen die VMS-Analyse, wie viele Anbieter Sie haben, wie viel Sie für jeden einzelnen ausgeben und wie jeder einzelne abschneidet. Sie erhalten auch einen Durchschnittswert, der die Arbeiterkosten jedes Anbieters vergleicht, und Sie erfahren, wie schnell die Anbieter Arbeiter bereitstellen.
Beachten Sie jedoch, dass ein exakter Vergleich nicht immer möglich ist. Wenn Sie zum Beispiel spezielle Fähigkeiten benötigen, kann es länger dauern, diese zu finden. Es kann sein, dass eine Agentur für Sie schnell einen Auftragnehmer findet, der die richtigen Fähigkeiten zu haben scheint, was jedoch daran liegen könnte, dass sie Ihre Anforderungen nicht verstanden hat. Also stellen Sie schnell fest, dass der Arbeiter nicht zu Ihnen passt. Die Agentur, die 20 % mehr Zeit benötigt, um Arbeitskräfte zu suchen, findet dagegen tatsächlich Arbeiter mit den richtigen Fähigkeiten.
Mit einem VMS können Sie die Daten (sowohl quantitativ als auch qualitativ) analysieren und die Qualität des eingestellten Arbeiters bestimmen.
Maßnahmen zur Leistungssteigerung und Kostensenkung
Auf der Grundlage dieser Informationen sollten Sie mit den Abteilungsleitern zusammenarbeiten, um mehr Personal von den leistungsstärksten Anbietern zu beschaffen.
Wenn Sie sich darum sorgen, keine Arbeitskräfte zu haben, wenn Sie sie benötigen, können Sie Ihren Superstar-Anbietern einen Vorzugsstatus geben. Sie sind die ersten, die Anfragen erhalten, und Sie beschaffen sich nur dann Talente von anderen, wenn Ihre bevorzugten Anbieter nicht liefern können.
Wenn Sie diesen Anbieter darüber informieren, dass er einen Vorzugsstatus hat und Sie ihm mehr Aufträge erteilen könnten, können Sie vielleicht bessere Bedingungen aushandeln und eine lohnendere wertvolle Beziehung aufbauen.
Umgang mit Ausnahmen von der Regel
Natürlich sind die Dinge eventuell nicht so einfach. Einige Anbieter sind vielleicht nur in einem Bereich gut, wenn es darum geht, die richtigen Talente zu finden. Oder die Vorgesetzten protestieren, dass sie bereits einen Vertrag mit einem bestimmten Anbieter ausgehandelt haben.
In beiden Fällen können Sie anhand der Analysen des VMS feststellen, ob diese Anbieter leistungsfähig sind. Sind sie es nicht, bitten Sie die Personalverantwortlichen um eine Erklärung, warum dieser Anbieter immer noch den Status „bevorzugt“ hat.
Datengestützte, strategische Entscheidungen mithilfe eines VMS Tools
Ein VMS gibt Ihnen alle notwendigen Instrumente an die Hand, um sich einen Überblick über die Ausgaben Ihres Unternehmens für externe Mitarbeiter verschiedener Anbieter zu verschaffen. Daten- und Analysetools ermöglichen es, die Leistung von Mitarbeitern und Anbietern einfacher zu verfolgen, zu verwalten und sie miteinander zu vergleichen.
Um herauszufinden, wie das VMS von Beeline funktioniert und wie wir Ihnen helfen können, laden Sie unseren kostenlosen Leitfaden herunter. Er enthält alle notwendigen Informationen, um die Kontrolle über Ihre Strategie für externe Arbeitskräfte zu gewinnen und zu behalten.
