Wie Sie Beeline dabei unterstützt Risiken beim Einsatz von externen Mitarbeitern zu minimieren und Compliance-Vorgaben einzuhalten - Teil 2: Dienst- und Werkverträge
In einem ersten Teil dieses Blogs wurde ausführlich auf die Abwicklung und die Risiken bei der Arbeitnehmerüberlassung eingegangen. In diesem Artikel wenden wir uns nun dem Einsatz von externen Mitarbeitern zu, die über einen Dienst- oder Werkvertrag an Ihr Unternehmen gebunden werden.
Wie aus den Aufführungen im ersten Teil des Blogs hervorgegangen ist, werden Leiharbeiter, die im Rahmen eines Arbeitnehmerüberlassungsvertrages eingestellt werden, in den Betrieb des Entleihers voll integriert. Darin liegt ein wesentlicher Unterschied zu Dienst- bzw. Werkverträge, die zwischen den handelnden Unternehmen oder mit Freiberuflern geschlossen werden.
Die Mitarbeiter eines Dienstleistungsunternehmens – egal ob es sich dabei um die regelmäßige Reinigung des Gebäudes oder die Durchführung von Projekten handelt – wie auch Freiberufler, dürfen nicht in die Organisation des Unternehmens integriert werden.
Risiko der Scheinselbständigkeit
Mitarbeiter von Dienstleistungsunternehmen und Freiberufler dürfen nicht in die Organisation des Unternehmens integriert werden. Um dem Vorwurf der Scheinselbständigkeit bzw. der illegalen Arbeitnehmerüberlassung aus dem Weg zu gehen, wird bei externen Dienstleistern stark auf folgende Punkte geachtet:
- keine Weisungen in Hinblick auf den Arbeitsort und die Arbeitszeit
- keine Teilnahme an internen Veranstaltungen
- keine regelmäßigen Arbeitskontrollen
- Arbeitsmittel dürfen nur in bestimmten Fällen zur Verfügung gestellt werden
Wesentliches Kriterium für die Beurteilung der Vertragsart ist auch die Beschreibung des beauftragten Arbeitsergebnisses sowie die Festlegung von Haftungs- und Gewährleistungsrisiken. Diese müssen in einem Dienst- bzw. Werkvertrag klar definiert sein und dürfen auf keinen Fall ausgeschlossen werden.
Während bei Dienst- und Werkverträgen, die zwischen Unternehmen für die Erfüllung einer Leistung geschlossen werden, in der Regel nicht auf den Beauftragungszeitraum geachtet wird, wenden mehr und mehr Unternehmen die 18-Monate-First aus dem AÜG auch für Freelancer an.
Des Weiteren ist beim Einsatz von Freelancern darauf zu achten, dass diese nicht ausschließlich für Ihr Unternehmen tätig sind und weitere Beauftragungen vorliegen.
Entscheidungshilfe, Dokumentation und Analyse – so unterstützt Sie das VMS von Beeline
Der Aufbau von revisionssicheren, konsistenten und vollständig dokumentierten Prozessen, sind der Schlüssel zur Einhaltung der deutschen Gesetzesanforderungen für den Einsatz von externem Personal.
Entscheidungshilfe
Beeline wird Sie dabei unterstützen, konsistente und auf Ihr Unternehmen zugeschnittene Prozesse im VMS zu etablieren. Diese erstrecken sich über die Definition der richtigen Vertragsart für die Beauftragung, bis hin zur Definition der On- und Off-boarding-Prozesse und der Abrechnungen.
Ihr VMS-Workflow wird so strukturiert und auf die individuellen Bedürfnisse pro Vertragsart angepasst, dass alle wichtige Stakeholder (z. B. Personalabteilung, Einkauf, Recht, Betriebsrat usw.) Teil des Genehmigungsprozesses für den Einsatz von externen Mitarbeitern werden. Weiterhin wird sichergestellt, dass die externen Mitarbeiter eindeutig identifiziert werden, um arbeitsrechtliche Themen wie z. B. den „Drehtür-Effekt“ auszuschließen.
Über eine App können wichtige Entscheider in den Prozess eingebunden werden, so dass diese von überall schnell und bequem reagieren können.
Dokumentation
Um alle Rahmenbedingungen der Dienst- und Werkverträge einzuhalten ist es wichtig, dass Sie Freiberufler/Freelancer und die Mitarbeiter eines Dienstleisters eindeutig erfassen.
Unter Einhaltung der DSGVO können Sie hierfür alle notwendigen personenbezogene Daten der externen Mitarbeiter erfassen, so dass diese eindeutig zu identifizieren sind und deren Vertragsdauer und -bindung an Ihr Unternehmen festgehalten wird. So wird das VMS zu einer stets aktuellen und eindeutigen Quelle aller Daten, die mit dem Einsatz von externen Arbeitskräften in Ihrem Unternehmen verbunden sind.
Zusätzlich können interne Compliance-Richtlinien berücksichtigt und dokumentiert werden. Dazu kann z. B. die Registrierung von Ausweisen gehören, um den Zugang zu Gebäuden und Firmengeländen zu ermöglichen, sowie die Erfassung von Arbeitsmitteln, die sie den Freelancern und Mitarbeitern des Dienstleisters zur Verfügung stellen müssen, da ihre internen Sicherheitsrichtlinien es beispielsweise nicht erlauben, dass externe Mitarbeiter mit ihren eigenen Laptops Zugang zum Firmennetzwerk bekommen.
Analyse
Die Einhaltung der von Ihnen bestimmten Kriterien, wie z. B. die maximale Verweildauer eines Freelancers in Ihrem Unternehmen, kann durch automatische Warnungen vor Ablauf von Fristen sichergestellt werden.
Sie können Berichte dahingehend automatisieren, dass Ihre Manager und Stakeholder daran erinnert werden, den Mitarbeiterstatus in regelmäßigen Abständen oder bei der Erneuerung, Verlängerung oder Änderung von Verträgen zu überprüfen.
Minimieren Sie Ihre Compliance Risiken
Die regelmäßigen Anpassungen der gesetzlichen Regelungen für den Einsatz von externen Mitarbeitern in Deutschland – teilweise mehrfach innerhalb einer Legislaturperiode – stellen ein permanentes Risiko von Gesetzesverstößen für die Unternehmen dar.
Um dieses Risiko zu minimieren und um gleichzeitig sicherzustellen, dass Sie den Bedarf an externen Mitarbeitern optimal decken können, sowie schnell auf mögliche Gesetzesänderungen reagieren zu können, empfehlen wir Ihnen, eine interne Checkliste zu erstellen. Diese finden Sie im ersten Teil des Compliance Blog Posts oder in unserem Compliance fact sheet.
