5 wichtige Erkenntnisse, die ein Vendor Management System (VMS) über Ihre externen Mitarbeiter liefern kann

Unternehmen auf der ganzen Welt profitieren, von einem zunehmenden Einsatz von externen Arbeitskräften (Zeitarbeiter, Freelancer, Consultants etc.). Arbeitgeber erhalten Zugang zu mehr Talenten, senken ihre Kosten und werden flexibler.

Trotz der Vorteile hat diese Strukturierung auch viele neue Herausforderungen für das Management und die Berichterstattung sowie für die strategische Planung mit sich gebracht. Als Reaktion darauf setzen viele Unternehmen ein Vendor Management System (VMS) zur Problemlösung ein. Diese Systeme unterstützen Organisationen bei der Beschaffung, Verwaltung und Berichterstattung von externen Mitarbeitern und liefern zusätzliche Ressourcen.
In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie die Reporting-Funktion Ihnen die Erkenntnisse liefern kann, die Sie benötigen, um die Beschaffenheit Ihrer Belegschaft zu optimieren und sicherzustellen, dass Ihre Compliance, Steuern und Rechnungslegung den gesetzlichen sowie den Qualitätsanforderungen entsprechen.

Wie ist Ihre externe Belegschaft aufgestellt?

Ihre Belegschaft muss sich an Ihren strategischen Zielen orientieren. Andernfalls könnte die Zusammensetzung Ihrer Belegschaft Sie darin behindern, Ihre Ziele zu erreichen. Um eine effektive Ausrichtung zu erreichen, müssen Sie die Zusammensetzung Ihrer nicht-angestellten Belegschaft, deren Tätigkeiten und ihre Auswirkungen verstehen.
Mit einem VMS sind Sie in der Lage, alle Kategorien von externen Mitarbeitern, einschließlich Leiharbeitnehmern, Beratern und Freelancern, zu verfolgen und zu verwalten. Mit diesen Informationen können Sie sich darauf konzentrieren, den größtmöglichen Nutzen von Ihren externen Mitarbeitern und den damit verbundenen Verträgen zu erzielen. Dank fortschrittlicher Analysefunktionen können Sie außerdem Folgendes herausfinden:
  1. Welche Lieferanten bieten Ihnen am schnellsten qualifizierte und hochkarätige Kandidaten?
  2. Welche Kategorien von externen Mitarbeitern werden in Ihrem Unternehmen wirklich benötigt?
  3. Liefern Auftragnehmer von Dienst- und Werkverträgen die gewünschte Arbeit innerhalb der vereinbarten Zeit und unter Einhaltung des Budgets?
  4. Sind Sie von einem bestimmten Lieferanten abhängig und welches Risiko birgt das für Ihr Unternehmen?

Wer hat Zugang zu Ihren Systemen und Einrichtungen?

Auf Mikroebene hilft Ihnen ein VMS zu verstehen, wer Zugriff auf Ihre Organisationsressourcen hat. Auf individueller oder Kategorie bezogener Basis können Sie Mitarbeiterstandorte, Projekte und Zugriffsberechtigungen auf Daten, Systeme und Einrichtungen überprüfen.
Dies ist wichtig für Organisationen die im Bereich Compliance, Informationssicherheit und Qualitätsmanagement agieren.
Wie können wir sicher sein, dass der Zugriff eingestellt wird, wenn ihre Aufgaben erledigt sind?
Einige Kategorien von externen Mitarbeitern werden für Compliance-Zwecke häufig übersehen. Service-Mitarbeiter und projektbasierte Berater müssen beispielsweise in der Lage sein einen vollständigen Prüfplan vorzuzeigen, um die Einhaltung der Vorschriften nachzuweisen.
Um die nicht-angestellten Mitarbeiter einfach verfolgen zu können, benötigen Sie ein VMS. Dies ermöglicht es Ihnen, sie zu identifizieren, ihre Verantwortlichkeiten sichtbar zu machen und ihre Verträge zu verfolgen. Wenn der Zugriff eingestellt werden soll, können Sie einen Workflow ausführen, der die relevanten Stakeholder anweist, ihre Zugriffsrechte zu aktualisieren.
Werden externe Mitarbeiter steuerlich korrekt klassifiziert?
Fehlklassifizierungen von Arbeitnehmern sind seit langem ein Problem bei externen Arbeitskräften. In jüngster Zeit hat die Bedeutung erheblich zugenommen, und Regierungen und Personalabteilungen sowie die Entwicklung in Richtung eines ganzheitlichen Personalmanagements, haben dies weiter vorangetrieben.
Rechtsvorschriften wie das AÜG in Deutschland, IR35 im Vereinigten Königreich und DBA in den Niederlanden geben Unternehmen einen starken Anstoß, den steuerlichen Status ihrer externe Belegschaft zu regeln. Für jedes Land sind die Vorschriften etwas unterschiedlich, was die Verwaltung einer internationalen Belegschaft noch komplizierter macht – und hier kann ein VMS Ihnen Transparenz, Klarheit und die Überprüfung der Einhaltung der Vorschriften gewährleisten.
Um dies zu erreichen, hilft ein VMS, praktikable, robuste und überprüfbare Prozesse für die Steuerung des steuerlichen Status Ihrer globalen Mitarbeiter zu schaffen.
Bezahlen wir zu viel für bestimmte Fertigkeiten?
Externe Mitarbeiter ermöglichen es Ihnen, flexibel auf Bedarfs- und Projektanforderungen zu reagieren. Ohne die richtigen Informationen zur Hand, kann es passieren, dass Sie zu viel für Ihre Talente bezahlen und Ihre Kosten steigen.
Ein VMS hilft Ihnen, die Komplexität und Vielfalt Ihrer Vertragsbeziehungen zu Lieferanten zu verstehen. Es hilft Ihnen, Lieferanten zu beschaffen und mit ihnen zu verhandeln und sogar Ihren Verwaltungsaufwand zu reduzieren, indem viele Arbeitsschritte automatisiert.
Außerdem bietet es:
  • Tools, die es Ihnen ermöglichen, Lieferanten und Talente im Wettbewerb zu finden, damit Sie Ihre Servicequalität aufrechterhalten oder verbessern können.
  • Benchmarking und Nutzung historischer Daten, um Ihre Kosten genau zu steuern.
  • Erstellung von Leistungsbeschreibungen oder Statement-of-Work (SOW) zu Ihren Bedingungen, um Ihr Risiko als Käufer zu verringern.
Setzen wir unsere externen Arbeitskräfte strategisch ein?
Die besten Unternehmen können über ihre bisherigen Leistungen berichten und ihren zukünftigen Personalbedarf vorhersehen.
Ein VMS kann Big Data nutzen, um Ihren aktuellen und zukünftigen Fachkräftebedarf zu analysieren. Auf der Grundlage dieser Informationen können Sie beginnen, die optimale Mischung aus festangestellten und externen Arbeitskräften zu verstehen und Ihren strategischen Plan umzusetzen, indem Sie:
  • Ihre Belegschaft segmentieren
  • Interne und externe Arbeitsmärkte bewerten
  • Historische Leistung mit zukünftigen Anforderungen vergleichen
  • Ihren externen Arbeitskräftebedarfs vorausplanen
Bei Beeline sind Sie genau richtig
Beeline ist ein VMS, das auf einzigartige Weise Ihre internen Daten nutzt, um aussagekräftige, umsetzbare Berichte zu erstellen, die Ihnen helfen, Engpässe zu erkennen, für die Zukunft zu planen und Ihnen einen noch nie dagewesenen Einblick in Ihre Belegschaft verschafft.
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