Management von Fremdpersonal: Erkenntnisse der Krise 2020

Was die globale Krise des Jahres 2020 uns über das Management externer Arbeitskräfte gelehrt hat

Geschäftskontinuität wurde plötzlich zum zentralen Thema für alle Unternehmen, wollten sie doch für die Sicherheit ihrer Mitarbeiter sorgen, zugleich aber ihren Betrieb so weit wie möglich aufrechterhalten.

Während die Pandemie einerseits für viele Unbekannte sorgte, führte sie uns andererseits glasklar vor Augen, was beim Management externer Mitarbeiter wirklich zählt und wie sich dies auf das Überleben von Unternehmen auswirkt. Angesichts der jetzt anstehenden Planungen für 2021 und darüber hinaus lassen sich drei Lehren ziehen, die den Programmverantwortlichen helfen können, die Prioritäten neu zu setzen und eine Strategie für das kommende Jahr zu entwickeln.

1. Arbeitskräftedaten sind kein nettes Beiwerk, sie sind ein Muss.

Als die Pandemie ausbrach, griffen die Regierungen weltweit auf regionaler und staatlicher Ebene in den Geschäftsbetrieb der Unternehmen ein. Innerhalb weniger Tage mussten die Verantwortlichen für Programme zur Verwaltung externer Mitarbeiter jede einzelne Person ermitteln, die für sie arbeitet, und mit ihnen kommunizieren.

Aber das war erst der Anfang.

Sie mussten außerdem wissen, wo sich die externen Mitarbeiter efanden, an welchen Projekten sie arbeiteten und welchen Zugang zu Unternehmenstechnik und -systemen sie hatten.

Die erste Phase der Krise liegt mittlerweile zwar hinter uns, aber diese Daten sind noch genauso wichtig.

Auf breiter Front laufen Kostensenkungsmaßnahmen, um die finanziellen Auswirkungen der Krise abzufedern. Zunächst senkten einige Unternehmen ihre Ausgaben für externe Mitarbeiter, aber mittlerweile passiert das Gegenteil. Denn mittlerweile ersetzen 32 % der Unternehmen Vollzeitbeschäftigte durch externe Mitarbeiter, um Kosten zu senken.

2. HR und Procurement haben sich einen Platz am Vorstandstisch verdient

Ihr größter Wettbewerbsvorteil in Krisenzeiten? Ihre externen Mitarbeiter.

In verschiedensten Fachkräfte-Kategorien reagieren Zeitarbeit oder andere flexible Kategorien in der Regel bei der Erholung von Krisen schneller, da die Arbeitgeber Flexibilität in den frühen (und unsicheren) Phasen einer Erholung schätzen.

Haben die externen Arbeitskräfte in den Augen Ihrer Geschäftsleitung traditionell ein Schattendasein geführt, erfordert dieses Geschäftsumfeld eine Agilität in Personalfragen, die sich nur durch eine strategische Mischung aller Arten von Fachkräften erreichen lässt.

Sie haben sich endlich einen Platz am Vorstandstisch verdient, und Ihre Personaldaten werden gebraucht, um der Geschäftsleitung einen vollen Überblick über das Geschehen zu verschaffen.

3. Es gibt einen Unterschied zwischen „Partnern“ und „Anbietern“.

Das Management eines Programms zur Verwaltung externer Mitarbeiter bedeutet einen gewaltigen Aufwand, aber in Krisenzeiten müssen dafür erst recht alle Kräfte mobilisiert werden.

Zum Glück sind Sie nicht allein.

Ihnen stehen zahllose Personal- und Technologieanbieter zur Verfügung, die alle zum Erfolg Ihres Programms beitragen – allen voran Ihr VMS und MSP. Während der Pandemie konnten viele Programmverantwortliche ganz einfach – wenn auch manchmal schmerzhaft – feststellen, ob diese Anbieter einfach nur Anbieter waren oder echte Partner.

Wie gut wurden Sie von Ihren Anbietern unterstützt?

Haben sie Ihnen neue Funktionen oder Dienstleistungen zur Verfügung gestellt, um Sie beim Management Ihres Programms zu unterstützen?

Waren sie proaktiv und erreichbar? Helfen sie Ihnen, neue, wichtige Programmanforderungen in Bezug auf Arbeitskräftedaten, Sichtbarkeit und Reporting umzusetzen?

Die Unternehmen müssen einen mutigen und strategischen Weg finden, um erfolgreich aus der Krise hervorzugehen und Branchenführer zu werden. Externe Fachkräfte sind der Schlüssel dafür, und er passt nur dann ins Schloss, wenn Sie in Ihrem gesamten Personalprogramm die richtigen Partner haben. „Gut genug“ ist einfach nicht mehr gut genug.

Mehr Überblick. Mehr Bewusstsein in der Geschäftsleitung. Mehr strategische Partnerschaften. Das ist es, was gebraucht wird, um in unserer Welt nach COVID-19 Erfolg zu haben.

Bei der Entwicklung des Plans für 2021 sind alle Augen auf diejenigen gerichtet, die für die Programme zur Verwaltung externer Mitarbeiter verantwortlich sind.

Wenn Sie diese drei Lehren verinnerlichen, sind Sie auf dem richtigen Weg.