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Verfolgung und Verwaltung der tatsächlichen Kosten einer externen Belegschaft

Februar 9, 2022

Effektives Personalmanagement bedeutet, die richtigen Fachkräfte zum richtigen Zeitpunkt und zum richtigen Preis zu finden. Um dies zu erreichen, werden Sie bestimmt auch externe Arbeitskräfte einsetzen, entweder direkt oder über Personalverleiher und ausgelagerte Dienstleister.

Damit Ihr Unternehmen von Ihrer Strategie für externe Mitarbeiter profitieren kann, müssen Sie die tatsächlichen Kosten Ihrer externen Arbeitskräfte genau kennen und ihre Lieferanten effektiv verwalten.

Effektives Management bietet eine Reihe von Vorteilen, darunter die Steigerung der Produktivität, die Beschleunigung des Projektfortschritts, die Erhöhung der Qualität und die Einführung dauerhafter Prozessverbesserungen. Letztlich verbessern all diese Vorteile Ihre Rentabilität.

 

Haben Sie einen Überblick über Ihre externen Arbeitskräfte?

Bevor diese Vorteile jedoch zum Tragen kommen, benötigen Sie einen vollständigen Überblick über alle Kategorien von externen Arbeitskräften, die zu Ihrem Unternehmen beitragen.

Sie müssen die Antwort auf alle folgenden, wichtigen Fragen kennen:

  • Wie viele externe Mitarbeiter arbeiten in Ihrem Unternehmen?
  • Wie viele Dienstleister, Auftragnehmer und Freiberufler haben einen Dienst- und Werkvertrag? Messen Sie die Leistung dieser Arbeiter gemäß den Bedingungen ihres Vertrags?
  • Wie viele verschiedene Anbieter stellen externe Arbeitskräfte zur Verfügung?
  • Wenn Sie Ihre externen Arbeitskräfte intern verwalten, wie groß ist das Team für die Talentakquise?


Wenn Sie dieses Wissen nicht an einer zentralen Stelle bündeln, gestaltet sich die Erfassung und Verwaltung von Kosten und Personal für externe Arbeitskräfte zeitaufwendig und ineffizient. Sie werden nicht alle Vorteile nutzen können, die externe Arbeitskräfte bieten.


Wie hoch sind die Kosten für Ihre externen Arbeitskräfte?

Um die tatsächlichen Kosten Ihrer externen Arbeitskräfte zu ermitteln, benötigen Sie Einblick in die Lohnsätze, Rechnungssätze und Aufschläge der einzelnen Anbieter. Da die Aufschläge von einigen zehn bis zu sechzig Prozent variieren, sind diese Kenntnisse unerlässlich, insbesondere wenn man Anbieter vergleicht und mit ihnen verhandelt.

Wie hoch sind die Teamkosten, wenn Sie externe Mitarbeiter direkt beschaffen? Ist Ihr Prozess skalierbar? Neben den reinen Kosten müssen Sie die angewandten Prozesse verstehen.

Ist Ihr Team für Talentakquise und -management effizient und automatisiert oder unproduktiv und manuell, z. B. durch die Verwendung von Excel Tabellen? Werfen Sie einen Blick auf versteckte Kosten.

Stellt ein Anbieter durchweg unpassende Arbeitskräfte bereit, die sich schnell das Prädikat „nicht einstellbar“ verdienen? Und sind die Leistungen von geringer Qualität, so dass Sie mehr Nacharbeit leisten und Ihre Mitarbeiter Fehler beheben müssen?

Abwanderung kostet Geld, denn für jeden Arbeiter fallen Kosten für das On- und Offboarding an. Eine schlechte Servicequalität hat ebenfalls Auswirkungen auf die Reputation.


Erfassen Sie Ihre Ressourcen und verwalten Sie Dienst- und Werksverträge?

Sie haben den Bestand an externen Arbeitskräften, Lieferanten und Anbietern innerhalb des Unternehmens ermittelt, und Sie wissen, wie viel das kostet.

Aber was machen Sie mit diesen Informationen?

Wie verwalten Sie die tatsächlichen Kosten Ihrer externen Arbeitskräfte? Wenn zum Beispiel ein Consultant Dienstleistungen erbringt und ein Projekt durchführt, werden die Meilensteine erreicht und wird in Übereinstimmung mit Dienst- und Werkverträgen gearbeitet?
Wurden dem Consultant jemals Meilensteine gesetzt oder schickt er einfach nur regelmäßige Rechnungen für Zeit- und Materialaufwand?
Woher wissen Sie, was Sie für Ihre Ausgaben erhalten?

Ein beliebter Trick vieler Dienstleister ist die ständige Änderung des Arbeitsumfangs, sobald Sie einen Vertrag erhalten haben. Das führt dazu, dass Ihr Unternehmen mehr Aufträge erteilen muss. Dies ist eine schleichende Ausweitung des Arbeitsumfangs, die ohne Sichtbarkeit immer größer werden kann. Kann jemand im Unternehmen bestätigen, dass es einen legitimen Grund für eine Änderung eines Dienst- und Werksvertrags gibt? Fragen Sie sich, warum sich die Kosten für dieses Projekt offenbar verdoppelt haben und was Sie für die Ausgaben erhalten haben?


So hilft Ihnen ein Vendor Management System, die tatsächlichen Kosten zu verstehen und zu verwalten

Ein Vendor Management System (VMS) erleichtert die Nachverfolgung und Verwaltung des gesamten Beschäftigungszyklus jedes einzelnen externen Arbeiters. Sie können außerdem den Lebenszyklus von Dienst- und Werksverträgen verwalten: von der Ausschreibung über die Ausarbeitung bis hin zur Vertragsverhandlung. Zusätzlich ermöglicht ein VMS die Verwaltung von Meilensteinen und Fortschrittszahlungen bis hin zur Abschlusszahlung und dem Offboarding von Arbeitern, die Zugang zu Einrichtungen oder Netzwerken hatten.

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, was ein Vendor Management System ist, welche Hauptmerkmale es hat und welche Vorteile es Ihrem Unternehmen bringen kann, lesen Sie unseren Guide zu Vendor Management Systemen. Er enthält alle notwendigen Informationen, um zu verstehen, wie ein VMS bei der Planung, Prognose, Verwaltung und sogar Beschaffung von externen Arbeitskräften helfen kann.

 

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