Vorteile eines VMS: Effizienzsteigerung

Effiziente und effektive Verwaltung externer Mitarbeiter

Durch agile Arbeitskräfte können Unternehmen schnell und effektiv auf Marktbedrohungen und -chancen reagieren. Deshalb setzen immer mehr Unternehmen auf externe, nach Bedarf einsetzbare Mitarbeiter. So wuchs der durchschnittliche Anteil externer Mitarbeiter an den Gesamt-Arbeitskräften im vergangenen Jahr auf 43 Prozent und viele Branchenanalysten erwarten in wenigen Jahren einen weiteren Anstieg auf über 50 Prozent.

Diese externen Mitarbeiter setzen sich aus unterschiedlichen Beschäftigungskategorien zusammen: Zeitarbeitnehmer, selbstständige Auftragnehmer, Consultants und andere Dienstleister. Aufgrund ihrer hohen Zahl und der damit einhergehenden Komplexität ist es mittlerweile nicht mehr effizient, diese Arbeitskräfte manuell oder dezentral in den Abteilungen zu verwalten. Stattdessen werden in großen Unternehmen zentrale Funktionen für das Contingent Workforce Management eingerichtet, die die Beschaffung und Verwaltung der externen Mitarbeiter bewältigen.

Prozessautomatisierung per VMS

Rund 80 Prozent aller Unternehmen mit Contingent Workforce Programmen weltweit nutzen zur einheitlichen und effizienten Steuerung dieses Prozesses inzwischen ein Vendor Management System (VMS). Ein VMS automatisiert die Erstellung und Verteilung von Anforderungsprofilen innerhalb Ihres Unternehmens zu Prüfungs- und Genehmigungszwecken sowie deren externe Kommunikation an die Anbieter.

Ausgereifte VMS-Lösungen erleichtern und beschleunigen die Prüfung und Auswahl von Bewerbern mithilfe von zahlreichen Features:

International tätige Unternehmen können auch lokale Einstellungspraktiken und arbeitsrechtliche Vorschriften im VMS berücksichtigen, ohne die einheitliche Umsetzung ihrer Unternehmensrichtlinien zu vernachlässigen.

Erfassung von Zeitaufwand, Kosten und Ergebnissen

Heutige VMS-Lösungen sind nicht nur in der Lage, die Identifizierung und Beschaffung externer Mitarbeiter zu überwachen, sondern verwalten auch andere Formen externer Arbeit inklusive Dienstleistungsprojekten auf Basis von Dienst- und Werkverträgen. Ob ein Auftrag oder Projekt nach Aufwand vergütet wird (Time and Materials) oder nach Milestones/Ergebnissen – das VMS automatisiert die Erfassung von Arbeitszeiten und anderen wesentlichen Daten, terminiert Kontrollen und Abnahmen und sorgt dafür, dass alle Arbeitsstunden und Ausgaben ordnungsgemäß zugeordnet und Zwischenergebnisse (Milestones) erfüllt werden.

Darüber hinaus stellt das VMS sicher, dass sämtliche Preise und Steuern, auch komplexe Abrechnungs- und Steuersätze verschiedener Länder, korrekt berechnet und verwaltet werden.

Entscheidungsfindung, Analysen, Reporting

Neben der Automatisierung der Beschaffungs-, Procurement- und Verwaltungsprozesse unterstützt ein vollwertiges VMS seine Nutzer auch mit interaktiven Tools zur Entscheidungsfindung und hilft bei der Einhaltung von Unternehmensstandards. Durch Anleitung der Nutzer auf ihrem Weg zu den richtigen Entscheidungen helfen solche Werkzeuge, Risiken zu vermindern, gewährleisten die korrekte Auftragnehmerklassifizierung und unterstützen so die Umsetzung sämtlicher Unternehmensrichtlinien und -verfahren.

Analysen und Berichte zu externen Mitarbeitern fördern zudem Handlungsweisen, mit denen Ihr Unternehmen seine Optimierungsziele erreicht. Ein VMS erlaubt die vollständige Übersicht über sämtliche externen Arbeitskräfte – durch Statistiken und Kennzahlen zu Qualität, Kosten, Richtlinieneinhaltung und Prozesseffizienz.

Gleichzeitig erzeugt ein VMS die nötigen Berichte für die Kommunikation mit Ihren verschiedenen Stakeholdern. Ein wirklich benutzerfreundliches VMS verfügt zudem über umfangreiche Reporting-Funktionen für die einfache Erzeugung von Berichten, die Ihnen die nötigen Informationen für bessere Geschäftsentscheidungen liefern.

Integration in Unternehmensanwendungen

Ein entscheidender Aspekt jedes VMS ist die Fähigkeit, sich in Ihre Unternehmensanwendungen zu integrieren. Die heute führenden VMS-Lösungen integrieren sich nahtlos – und wahlweise lokal installiert oder in der Cloud – mit anderen Softwareanwendungen, seien es Finanz-, Human-Capital-Management-, Vertragsmanagement-, Procurement-, ERP-, Portfoliomanagement- oder andere Systeme. Dazu nutzt Beeline ein einfaches und effektives hybrides Integrations-Framework.

Mit einem VMS als leicht zugänglichem Erfassungssystem für sämtliche Daten im Bereich externe Mitarbeiter können sich Programm-Manager ganz auf ihr vorrangiges Ziel konzentrieren: die Bereitstellung agiler Arbeitskräfte als Differenzierungsmerkmal für ihr Unternehmen.

Für weitere Informationen zur Rationalisierung Ihrer Beschaffungs- und Verwaltungsprozesse im Bereich externe Mitarbeiter wenden Sie sich bitte an Ihren Beeline-Ansprechpartner oder besuchen Sie uns auf beeline.com/de.