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Nutzen Sie Ihre Daten! Externe Mitarbeiter strategischer einsetzen

Juli 14, 2022

Externe Mitarbeiter sind inzwischen ein fester Bestandteil in Betrieben und können – wenn richtig eingesetzt – ein Wettbewerbsvorteil sein. Durch vollständige Datensichtbarkeit in Verbindung mit Analysen und künstlicher Intelligenz (KI), kann ein Vendor Management System (VMS) Informationen in umsetzbare Erkenntnisse umwandeln.

Die effektive Beschaffung und Verwaltung Ihrer externen Belegschaft ist ein wesentlicher Faktor bei der Optimierung Ihrer Personalstrategie. Das bedeutet, die optimale Kombination aus festangestellten und externen Mitarbeitern zu finden, die die benötigten Fähigkeiten zum richtigen Zeitpunkt und im Rahmen Ihres Budgets besitzen.

Woher wissen Sie jedoch, dass die Arbeiter an den richtigen Orten und mit den richtigen Fähigkeiten ankommen?

Sind die Preise Ihrer Anbieter von externen Arbeitskräften wettbewerbsfähig? Welche Aufgaben werden effizienter von externen Mitarbeitern oder Vertragsdienstleistern und welche von Festangestellten erledigt?

Solange Sie diese Fragen nicht beantworten können, arbeiten Ihre strategischen Planer und Verantwortliche für externe Mitarbeiter im Blindflug, was sich negativ auf Leistung, Ruf und Rentabilität auswirkt.

Fügen Sie jedoch Daten und Analysen hinzu, kann Ihr Unternehmen die fundierten strategischen Entscheidungen treffen, die es wettbewerbsfähiger und rentabler machen.

Daten als Grundlage für Ihre Strategien zur Talentakquise

Der Prozess zur Optimierung der Gesamtbelegschaft gibt Ihnen Aufschluss über die richtige Mischung aus festangestellten und externen Arbeitskräften, um Ihre Unternehmensziele in der angestrebten Qualität und so effizient und kostengünstig wie möglich zu erreichen.

Woher wissen Sie, wann Sie einen festangestellten Mitarbeiter oder eine externe Arbeitskraft einsetzen sollen, wenn Sie aus Talentpools von festangestellten und externen Arbeitskräften wählen können? Manchmal liegt die Wahl auf der Hand, weil Sie nur kurzfristig Zugang zu strategischen Fähigkeiten benötigen, so dass Sie sich für den Einsatz eines hochqualifizierten Auftragnehmers oder Zeitarbeiters entscheiden.

Was ist jedoch, wenn diese Anforderung in Ihrem Unternehmen in vielen verschiedenen Abteilungen oder an verschiedenen Standorten besteht? Nur durch eine unternehmensweite Datensichtbarkeit beim Einsatz von externen Mitarbeitern können Sie dies herausfinden.

Infolgedessen könnte diese Fähigkeitsanforderung als Kernqualifikation neu eingestuft werden, so dass künftige Besetzungen dieser Stelle unbefristet sind. Ein solcher Überblick stellt sicher, dass Sie immer die richtigen Fähigkeiten zur Verfügung haben, was die Leistung verbessert und das Unternehmensrisiko senkt.

Dieses Beispiel macht deutlich, dass bei Daten das „Wann“ genauso wichtig ist wie das „Was“. Wenn unternehmensweite Einstellungsdaten verfügbar sind und durch Analysen eine Warnung für ein Bedarfs- oder Auftragsablaufmuster ausgelöst wird, können Sie schneller Entscheidungen zur Talentakquise treffen. Es könnte sein, dass in einem Teil des Unternehmens Aufträge auslaufen, während woanders neue Aufträge aktiviert werden, was einen nahtlosen Transfer von Fähigkeiten und Wissen ermöglicht.

Qualifikations- und Leistungsmanagement bei Dienst- und Werkverträgen

Bei der Entwicklung Ihrer Personalstrategie müssen Sie wissen, ob Ihre externen Arbeitskräfte über die richtigen Qualifikationen verfügen und die in den Dienst- und Werkverträgen festgelegten Meilensteine pünktlich und innerhalb des Budgets erreichen. Um dieses Wissen in Ihrem Unternehmen zu erlangen, müssen alle Dienst- und Werkverträge sichtbar gemacht, überwacht und erfasst werden.

Mithilfe dieser Daten aus Dienst- und Werkverträgen können Sie Analysen nutzen, um Trends zu erkennen und die Leistung zu messen. Sie können feststellen, ob externe Mitarbeiter das angestrebte Leistungsniveau erreichen oder ob eine andere Ressource erforderlich ist. Dazu kann auch die Prüfung von Automatisierungs- und Outsourcing-Optionen als Teil einer umfassenderen Gesamtstrategie gehören.

Qualifikation und Erfahrung sind nicht die einzigen Kriterien für eine erfolgreiche Einstellung. Um einen Mehrwert zu schaffen, sollte ein externer Mitarbeiter vom ersten Tag an einen Beitrag leisten. Dies erfordert eine sofortige Integration in das übrige Team, was wiederum gute soziale Kompetenzen voraussetzt.

Ihre Daten müssen diese Erkenntnisse liefern, damit Sie den Auftragnehmer oder Freiberufler mit der richtigen Kombination aus fachlichen und zwischenmenschlichen Fähigkeiten auf der Grundlage der bisherigen Leistung auswählen können.

Optimale Talentakquise und Lieferantenauswahl

Nachdem Sie die strategische Entscheidung getroffen haben, externe Mitarbeiter für bestimmte Rollen einzusetzen, besteht die nächste Herausforderung darin, sie zu finden und zu akquirieren. In der Regel haben Sie die Wahl zwischen internen und externen Anbietern. Wenn Sie sich für externe Anbieter entscheiden, welche wählen Sie?

Auch hier sind Sichtbarkeit und Daten die entscheidenden Faktoren, um optimale strategische Entscheidungen zu treffen. Ist Ihre interne Talentakquise effektiver als die von externen Anbietern, und wie können Sie KPIs festlegen, um dies festzustellen? Vielleicht ist Ihre Akquise in einigen Bereichen weniger effektiv, so dass es am besten ist, sie auszulagern und für andere Bereiche ein Direct Sourcing beizubehalten.

Daten für die Scorecard Ihrer Lieferanten

Beim Outsourcing wird die Wahl des Anbieters für externe Arbeitskräfte oft durch Beziehungen oder Gewohnheit („wir haben sie schon immer genutzt“) und nicht durch Metriken bestimmt. Außerdem können Prozesse, Aufschläge und Leistungen nicht nur von Anbieter zu Anbieter, sondern auch von Standort zu Standort stark variieren.

Daher benötigen auch Anbieter KPIs, die anhand einer Scorecard mit dem Schwerpunkt auf Qualität, Kosten und Effizienz überwacht, gemessen, in Berichten erfasst und analysiert werden sollten. Mithilfe dieser Daten aus Ihrem gesamten Unternehmen können Sie erfahren, welche Anbieter gut bewertete Arbeitskräfte mit wettbewerbsfähigen Löhnen und geringer Abwanderungsquote vermitteln und wettbewerbsfähige Rechnungssätze und Aufschläge nutzen.

Die Abwanderung von Mitarbeitern aufgrund von Fehlbesetzungen und mangelnder Qualität verringert die Produktivität und kann zu erheblichen versteckten Kosten führen, die die Unternehmensleistung beeinträchtigen.

Treffen Sie datengestützte strategische Entscheidungen mithilfe eines Vendor Management System.

Ein Vendor Management System (VMS) stellt Ihnen Daten und Analysetools zur Verfügung, mit denen Sie die Aktivitäten und Leistung Ihrer externen Mitarbeiter und Lieferanten ganz einfach verfolgen und verwalten können. Es ermöglicht Ihnen den Vergleich des Direct Sourcings mit Lieferanten sowie den Vergleich der jeweiligen Lieferantenleistungen.

So ermöglichen Sie die Sichtbarkeit der Daten in Ihrem gesamten Unternehmen und erhalten Erkenntnisse für die Entwicklung effektiverer Strategien zur Talentoptimierung. Die Erkenntnisse, die Sie aus Datenanalysen und KI gewinnen, sorgen für eine kontinuierliche Verbesserung und Kontrolle in Echtzeit.

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, was ein Vendor Management System ist, welche Hauptmerkmale es hat und welche Vorteile es Ihrem Unternehmen bringen kann, laden Sie unseren kostenlosen Leitfaden herunter. Er enthält alle notwendigen Informationen, um zu verstehen, wie ein VMS bei der Planung, Prognose, Verwaltung und sogar Beschaffung von externen Arbeitskräften

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