Risiken beim Einsatz von externen Mitarbeitern minimieren - Teil 1

Wie Sie Beeline dabei unterstützt Risiken beim Einsatz von externen Mitarbeitern zu minimieren und Compliance-Vorgaben einzuhalten - Teil 2: Arbeitnehmerüberlassung

Im April 2017 hat die Bundesregierung die Regelungen für den Einsatz von externen Mitarbeitern – vornehmlich die für die Arbeitnehmerüberlassung neu geregelt (Arbeitnehmerüberlassungsgesetz – AÜG).

In vielen Unternehmen werden diese Regelungen auch auf die Beschäftigung von freiberuflichen Mitarbeitern / Freelancern übertragen. Hierauf werden wir in einem zweiten Teil dieses Blogs eingehen.

Regelungen im AÜG betreffen beispielsweise die maximale Entleihdauer, die Gleichstellung und Gleichbehandlung von externen Mitarbeitern im Vergleich zu permanenten Mitarbeitern sowie auch Regelungen rund um die Einbindung oder Wahl des Betriebsrates.

Höchstüberlassungsdauer

Eine wichtige Regelung ist die Festschreibung der maximalen Überlassungsdauer im Rahmen der Arbeitnehmerüberlassung von 18 Monaten. Allein die Überschreitung dieser Frist um nur einen einzigen Tag kann erhebliche rechtliche Folgen haben. Nach 18 Monaten ist der Arbeitsplatz also neu zu besetzen. Dies kann wieder mit einem Leiharbeitnehmer erfolgen. Ein und derselbe Leiharbeitnehmer darf allerdings erst nach einer Pause von mindestens drei Monaten wieder im Unternehmen angestellt werden. Ausnahmen von der 18 Monate-Befristung können im Rahmen von Tarifverträgen und Betriebsvereinbarungen getroffen werden. Bereits hier wird deutlich, dass Sie immer einen vollen Überblick über alle Ihre externen Mitarbeiter haben sollten und alles fehlerfrei dokumentiert sein muss.

Gleichbehandlung

Eine weitere wichtige Regelung betrifft die Grundsätze der Gleichstellung und Gleichbehandlung von Leiharbeitern und vergleichbaren Stammmitarbeitern – auch als Equal Pay und Equal Treatment bezeichnet. Spätestens nach neun Monaten muss der Leiharbeiter gleich bezahlt werden. Ausnahmen hiervon können Tarifverträge über Branchenzuschläge sein. Der Equal-Pay-Grundsatz führt in der Regel auch dazu, dass der Entleiher die Vergütung vergleichbarer Arbeitnehmer im eigenen Betrieb offenlegen muss. Unter Equal Treatment sind alle weiteren Leistungen anzusehen, die ein Stammmitarbeiter im Unternehmen erhält, wie beispielsweise die Anzahl der Urlaubstage, die Nutzung der Kantine oder die Nutzungen von Einrichtungen, wie z. B. des Betriebskindergarten oder des Betriebssportangebotes. Zusätzlich müssen die wesentlichen Arbeitsbedingungen wie die Dauer der Arbeitszeit, Überstunden, Nachtarbeit, arbeitsfreie Tage, Urlaub, Pausen und Ruhezeiten beachtet werden.

Wie Beeline Sie bei den Themen unterstützen kann

Das VMS von Beeline kann Organisationen dabei unterstützen konsistente, vollständig dokumentierte und revisionssichere Prozesse zur Einhaltung der deutschen Gesetzesanforderungen für den Einsatz von externem Personal zu etablieren.

Die Support-Funktionen von Beeline: Entscheidungshilfe, Dokumentation und Analyse.

Entscheidungshilfe

Ihr Beeline VMS kann Sie zunächst bei der Erstellung eines konsistenten Prozesses unterstützen, der dazu führt, dass Sie die richtige Vertragsart für die Beauftragung wählen. Beeline wird gemeinsam mit Ihnen interaktive Entscheidungshilfen aufsetzen, die Ihrem Managed Service Provider (MSP) oder internen Managern dabei helfen, die richtige Vertragsart auszuwählen. Durch die Einbeziehung Ihrer Rechtsabteilung und / oder des Einkaufes können Sie diese Vorauswahl im späteren Prozessverlauf von Ihren Experten verifizieren lassen.
Darüber hinaus kann Beeline maßgeschneiderte Popups mit kontextbezogenen Anleitungen entwickeln, um fehlerhafte oder unvollständige Angaben z. B. bei der Erfassung der Anforderung im Fachbereich zu vermeiden.

Ihr VMS-Workflow kann so strukturiert und auf Ihre individuellen Bedürfnisse pro Vertragsart angepasst werden, dass wichtige Stakeholder (z. B. Personalabteilung, Einkauf, Recht, Betriebsrat usw.) Teil des Genehmigungsprozesses für den Einsatz von externen Mitarbeitern werden.

Eine App erleichtert die Einbindung wichtiger Entscheider in den Prozess.

Dokumentation

Bestimmt möchten Sie sicherstellen, dass z. B. alle Bedingungen des AÜGs eingehalten werden. Daher ist es wichtig, dass Sie externe Mitarbeiter eindeutig erfassen und deren Einsatz in Ihrem Unternehmen lückenlos aufzeichnen. Unter Einhaltung der DSGVO können Sie hierfür alle notwendigen personenbezogenen Daten erfassen, so dass externe Arbeitskräfte eindeutig zu identifizieren sind und deren Verweildauer im Unternehmen dokumentiert wird. So wird das VMS zu einer stets aktuellen und eindeutigen Quelle aller Daten, die mit dem Einsatz von externen Arbeitskräften in Ihrem Unternehmen verbunden sind.

Neben gesetzlichen Vorschriften können Sie beim Setup der Prozesse auch sicherstellen, dass unternehmensinterne Richtlinien berücksichtigt werden.

Analyse

Durch Analyse der Daten kann das VMS darauf hinweisen, wenn z. B. die maximale Verweildauer eines Leiharbeiters in Ihrem Unternehmen erreicht wird oder Equal-Pay und Equal-Treatment Bedingungen im Rahmen der Arbeitnehmerüberlassung befolgt werden müssen – entweder als automatisierte Warnung oder per ad-hoc-Anfrage.

Sie können Berichte und Analysen dahingehend automatisieren, dass Ihre Manager und Stakeholder daran erinnert werden, den Mitarbeiterstatus in regelmäßigen Abständen oder bei der Erneuerung, der Verlängerung oder der Änderung von Verträgen zu überprüfen.

Minimieren Sie Ihre Compliance Risiken

Regelmäßige Anpassungen der gesetzlichen Regelungen für den Einsatz von externen Mitarbeitern in Deutschland – teilweise mehrfach innerhalb einer Legislaturperiode – stellen ein permanentes Risiko von Gesetzesverstößen dar.

Um dieses Risiko zu minimieren und sicherzustellen, dass Sie den Bedarf an externen Mitarbeitern optimal decken können, sowie schnell auf mögliche Gesetzesänderungen reagieren können, empfehlen wir Ihnen, eine interne Checkliste zu erstellen, die wie folgt oder ähnlich aussehen könnte:

• Erstellen Sie klare Richtlinien für die Beschaffung und den Umgang mit externen Mitarbeitern
  Stellen Sie sicher, dass alle Anforderungen an externer Unterstützung ausschließlich über Ihr VMS abgewickelt werden
• Gewährleisten Sie, dass alle externen Mitarbeiter in Ihrem VMS vollständig erfasst und sichtbar sind
• Kategorisieren Sie Ihre aktuellen externen Mitarbeiter entsprechend der drei wesentlichen Vertragsarten Arbeitnehmerüberlassung, Freelancer / Dienstvertrag sowie Werkvertrag und überprüfen Sie mögliche Vorbeschäftigungen dieser im eigenen Unternehmen und Tochterunternehmen
• Richten Sie ein Steering-Committee oder einen Ausschuss mit Experten ein, der sich regelmäßig mit den (gesetzlichen) Themen rund um das Thema externe Mitarbeiter beschäftigt, um ggf. schnell und flexibel auf sich ändernde Gesetzeslagen reagieren zu können.
• Binden Sie Ihren MSP und Ihre Lieferanten und die verantwortlichen Stakeholder in Ihrem Unternehmen in dieses Gremium ein
• Stellen Sie sicher, dass die Programmverantwortlichen und Entscheider bei der Einstellung von externen Mitarbeitern mit den Hauptkriterien zur Bestimmung des Beschäftigungsstatus bzw. anzuwendenden Vertragsart vertraut sind.

Um mehr über die Regelungen bei Dienst-und Werkverträgen zu erfahren, lesen Sie den zweiten Teil unseres Blogs oder laden Sie unser Compliance Factsheet herunter.