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Beschaffung von externen Mitarbeitern und Dienstleistungen in Zeiten des Fachkräftemangels

November 24, 2022

Eine – nach 2020 erneut durchgeführte – Umfrage unter Einkäufern, Personalern und Fachbereichsleitern hat gezeigt, dass 2022 die Beschaffung von Fachkräften / Spezialisten im Vordergrund ihrer Arbeit steht.

Compliance beim Einsatz und die Transparenz über die eingesetzten externen Mitarbeiter haben zwar nach wie vor einen hohen Stellenwert, aber die Qualität des zu beschaffenen Personals gewinnt an Priorität. So steht bei 80 % der Befragten das Finden von hochwertigen Fachkräften, insbesondere in der IT, im Fokus.

Und knapp 50 % der Befragten gehen davon aus, dass sich der Anteil an externen Mitarbeitern in Zukunft weiter erhöhen wird.

Diese Zahl bestätigt einen Trend, den wir schon seit Jahren beobachten. Der Trend geht zur flexiblen, agilen Besetzung von hochwertigen Positionen mit Externen.

Durch die wirtschaftlichen und politischen Veränderungen in den letzten Jahren – sei es Covid, der Trend zum Home-Office oder die aktuelle Lage mit dem Krieg in der Ukraine, den steigenden Energiekosten, der Inflation sowie den seit ca. drei Jahren anhaltenden Probleme in den Lieferketten – hat sich dieser Trend verstärkt. 

Die Unternehmen müssen sich flexibler aufstellen und schnell reagieren können. Externe Kräfte, die schneller und mit weniger Risiko als Festangestellte eingesetzt werden können, sind hier ein wesentlicher Baustein im Setup der Organisation.

Der Fachkräftemangel stellt eine stetig wachsende Herausforderung für die Personal-arbeit dar. Hier muss der Einkauf die Personalabteilung unterstützen.

Insbesondere im IT-Bereich können heutzutage Tagesraten erreicht werden, die für IT-Experten eine Festeinstellung quasi ausschließen. Als „Gig-Worker“ können sie ein höheres Einkommen generieren und sich die Jobs aussuchen, die ihren Bedürfnissen entspre-chen. Eine Festeinstellung kommt somit nicht mehr in Frage. 

Durch Covid hat sich der Arbeitsmarkt auch kolossal verändert. Es spielt jetzt keine Rolle mehr, wo die Experten ansässig sind. Egal ob in teuren Metropolen oder auf dem preiswerten Land – sie können überall die gleichen, hohen Tagessätze generie-ren. Der generelle Fachkräftemangel sowie die Inflation treiben die Preisspierale weiter nach oben.

So erstaunt es nicht, dass 25 % der Umfrageteilnehmer mehr als 100 Millionen Euro pro Jahr für externe Kräfte ausgeben. Dies unterstreicht die Rolle des Einkaufs und es stellt sich die Frage, wie der Einkauf die Beschaffung von Fachkräften erfolgreich un-terstützen kann.


Daten, Fakten und Transparenz 

Um eine so komplexe Beschaffungskategorie erfolgreich managen zu können, benötigt man vollständige Transparenz über den Beschaffungsmarkt und den gesamten Lebenszyklus eines externen Mitarbeiters. 

Nur wer über diese notwendigen Daten und Fakten verfügt weiß

  • welche Lieferanten die besten Fachkräfte schnell zur Verfügung stellen
  • über welche Lieferanten wie viele Externe im Unternehmen zu welchen Stun-den-/Tagessätze unter Vertrag stehen
  • wie ein Vergleiche pro zu besetzende Position zwischen den Lieferanten gezo-gen werden kann
  • welche Freelancer angeworben werden können
  • wie viele externe Mitarbeiter an den Unternehmensstandorten / in den Abtei-lungen eingesetzt sind
  • über welche Skills die externen Mitarbeiter verfügen und welche Skillsets hauptsächlich durch Externe besetzt werden
  • in welchen (unternehmenskritischen) Projekte die externen Kräfte eingesetzt sind
  • welche Skillsets durch welche Unternehmensbereiche regelmäßig angefordert werden
  • wie lange externe Mitarbeiter über welche Vertragsart wie lange im Unterneh-men sind (Stichwort: Scheinselbständigkeit)
  • welche Mitarbeiter arbeitsrechtliche Limitierungen erreichen (Stichworte: equal pay / equal treatment, maximale Verweildauer im Unternehmen) 


Diese Daten und Fakten kann ein Vendor Management System (VMS) sammeln und dazu beitragen, dass ihr Unternehmen Compliance-Konform auf dem Markt der exter-nen (Fach)-Kräfte agiert.

Darüber hinaus trägt der Einsatz eines VMS dazu bei, die Beschaffung von Externen Kräften effizient zu managen, indem Prozesse unternehmensweit standardisiert und oft auch automatisiert werden können.

Fazit
Nur wer durch den Einsatz eines VMS einen kompletten und durchgängigen, transpa-renten Überblick über alle im Unternehmen eingesetzten externen Mitarbeiter hat, hat die Möglichkeit dem Fachkräftemangel durch gezielte Ansprache von potentiellen Kandidat*innen entgegenzuwirken. 
Beeline hilft Ihnen dabei, die für Sie wichtigen externen Fachkräfte exzellent zu ver-walten und Kanäle zu entwickeln, über die Sie gezielt die geeignetsten Kräfte rekrutieren können. 

Falls Sie mehr über den Status Quo, die Herausforderungen und Best Practices bei der Beschaffung und Verwaltung externer Mitarbeiter erfahren möchten, können Sie hier alle Ergebnisse, der gemeinsamen Umfrage mit dem BME, herunterladen.

Weitere Resourcen

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