Beschaffung externer Mitarbeiter optimieren

Wie optimieren Sie die Beschaffung von externem Personal durch den Einsatz eines Vendor Management Systems?

Immer mehr Unternehmen in Europa sehen sich beim Einsatz von externen Mitarbeitern vor besondere Herausforderungen gestellt.

Ob Sie Spezialisten für Ihre Projekte suchen oder Auftragsspitzen im Lager, Call-Center oder der Buchhaltung durch den Einsatz von externen Mitarbeitern abfedern müssen, folgende Schritte müssen optimal organisiert werden:

Risiken beim Einsatz externer Mitarbeiter

Stetig ändernde Gesetzeslagen bergen große Risiken für Unternehmen, die externe Mitarbeiter beschäftigen. Insbesondere in Deutschland ändern sich die Gesetze für den Einsatz von externen Mitarbeitern mitunter mehrfach in einer Legislaturperiode. Dies betrifft alle Unternehmen, die externe Mitarbeiter in Form der Arbeitsnehmerüberlassung oder per Dienst- und Werkvertrag einstellen. Wird hier nicht zeitnah auf die neue Gesetzeslage reagiert, kann das sehr schnell dazu führen, dass Unternehmen Gesetze missachten und zur Rechenschaft gezogen werden.

Unterstützung durch ein Vendor Management System (VMS)

Ein VMS, das als eine Software-as-a-Service-Lösung zur Verfügung steht, verfügt über alle Funktionen, die zur sicheren und effizienten Beschaffung, Verwaltung und Bezahlung, der in Deutschland bekannten Vertragsarten (Freiberufler, Dienst-/Werkverträge und Arbeitnehmerüberlassung) benötigt werden.

Beeline unterstützt die Verantwortlichen in Ihrem Unternehmen, die für die Beschaffung und den Einsatz von externen Mitarbeitern zuständig sind – vom Anforderer im Fachbereich, dem Einkauf, der Personalabteilung bis hin zum Betriebsrat –  darin, sich zum einen gesetzeskonform zu verhalten sowie zum anderen schnell und effizient auf externe Mitarbeiter zurückgreifen zu können.

Die Einhaltung von gesetzlichen Rahmenbedingungen, wie zum Beispiel die maximale Überlassungsdauer von externen Arbeitskräften oder Themen wie Equal-Pay oder Equal-Treatment für Arbeitnehmer, die im Rahmen der Arbeitnehmerüberlassung im Unternehmen tätig sind, werden von Beeline unterstützt.

Durch die Möglichkeit eines modularen und individuellen Aufbaus von Prozessketten, die ganz nach Ihren Belangen gestaltet und in Beeline umgesetzt werden, können Sie flexibel auf sich ändernde Situationen und Anforderungen im Unternehmen sowie am Markt reagieren.

Welche Vorteile bringt die Implementierung eines VMS?

1 | COMPLIANCE

Aussagekräftige Analysen über alle Phasen des Beschaffungszyklus bieten Ihnen eine bessere Kontrolle und befähigen Sie Beschaffungsrichtlinien durchzusetzen. Darüber hinaus gewinnen Sie insbesondere Erkenntnisse über die Beschäftigungsdauer von externen Mitarbeitern und können somit Verstößen gegen rechtliche Rahmenbedingungen vorbeugen. Sie werden beispielsweise automatisch vom Tool informiert, wenn die maximale Überlassungszeit bald erreicht ist und der Mitarbeiter ausgeschleust oder festangestellt werden muss. Ähnliche Erinnerungsfunktionen können für die anderen Vertragsarten auch individuell eingestellt werden.

2 | KOSTENEINSPARUNGEN

Durch den Einsatz eines VMS schaffen sie klare Strukturen und Abläufe und beseitigen somit das eigenmächtige Einkaufen von externen Mitarbeitern oder Dienstleistungen zu überhöhten Konditionen in ihrem Unternehmen, ohne den Einkauf einzubeziehen (Maverick Buying). Sie verbessern die Durchlaufzeit von Anforderungen und erzielen messbare finanzielle Einsparungen durch die Konsolidierung von Lieferanten und die Vergleichbarkeit von Stundensätzen und Tagesraten. Zusätzlich führen effizientere Prozesse zu Kosteneinsparungen durch konsolidierte Rechnungsstellung der Lieferanten, Reduzierung von Zeiterfassungsmethoden und Vermeidung von fehlerhaften Rechnungen.

3 | TRANSPARENZ

Auf Basis von Analysen und Berichten können Sie fundierte Geschäftsentscheidungen treffen, indem Ihnen die Arten von externen Dienstleistungen dargestellt werde sowie wo und wie Sie Geld für externe Vertrags- und Projektarbeit ausgeben. Durch die Reportingfunktionen des Tools erkennen Sie schnell bei welchen Lieferanten und Projekten Sie Optimierungsmöglichkeiten haben, sei es z. B. bei der Abwicklung der Anforderung oder den Stunden- und Tagessätzen in Ihren Projekten.

4 | QUALITÄT

Messen und überwachen Sie die Leistung Ihrer Lieferanten von Zeitarbeitskräften sowie die so eingesetzten Mitarbeiter über den gesamten Zyklus – von der Suche, der Auswahl eines Kandidaten, des Onboarding, der Abrechnung bis hin zum Off-boarding.

Bewertungsfunktionen, welche auf die DSGVO abgestimmt sind, ermöglichen Ihnen einen umfassenden Überblick über verschiedenste Qualitätskriterien Ihrer Lieferanten und externen Mitarbeiter.

5 | PRODUKTIVITÄT

Durch Automatisieren der Schritte im Beschaffungszyklus verkürzen Sie die Zeit Positionen neu zu besetzen und steigern die Effizienz in Ihrem Unternehmen. Alle notwendigen Daten, die während des gesamten Prozesses anfallen bzw. erhoben werden, werden zentral gespeichert. So entfallen z. B. die manuelle Pflege von Mitarbeiterlisten sowie zahlreiche E-Mails, die bisher den Prozess begleitet haben. Auf Knopfdruck stehen Ihnen Standardreports zur Verfügung und die Kommunikation zwischen den am Prozess beteiligten Mitarbeitern findet ausschließlich und übersichtlich im Tool statt.

Um das VMS in Aktion zu sehen, melden Sie sich für eine der regelmäßig angebotenen Live-Demos an (auf Englisch) oder kontaktieren Sie uns für weitere Informationen.