Ein Leitfaden für das Risikomanagement bei externen Arbeitskräften

In den letzten zwei Jahrzehnten haben große Unternehmen mehr und mehr die Vorteile von gut gemanagten, externen Arbeitskräften erkannt. Zu diesen Vorteilen gehören der Zugriff auf strategische Fähigkeiten dann, wenn sie benötigt werden, Kapazitätsmanagement, Kosteneffizienz und, zumindest theoretisch, ein verringertes Beschäftigungsrisiko.

Die Regierungen und ihre Steuerbehörden sind jedoch der Ansicht, dass viele Modelle der Selbstständigkeit und das Management externer Arbeitskräfte zu geringeren Steuereinnahmen führen, da diese Arbeiter weniger direkte Steuern als fest angestellte Mitarbeiter zahlen.

Einige, darunter das deutsche BZSt, die britische HMRC, oder die IRS in den Vereinigten Staaten vertreten sogar einen kritischeren Standpunkt.
Infolgedessen wurden in vielen Ländern Gesetze gegen die falsche Einstufung von Arbeitnehmern eingeführt, um der „Scheinselbstständigkeit“ entgegenzuwirken.

Wenn Arbeitnehmer direkt für einen Endkunden arbeiten und nicht über einen Vermittler (z. B. eine Zeitarbeitsfirma, eine Dachgesellschaft oder ein eigenes Ein-Personen-Dienstleistungsunternehmen), wären sie fest angestellt und würden daher die gleichen Steuersätze wie jeder andere Arbeitnehmer zahlen.

Steuern sind nur ein Bereich, in dem sich fest angestellte Arbeitskräfte von externen Arbeitskräften unterscheiden. Für regulierte Berufe (wie z. B. freiberufliche Dienstleistungen, Handwerk, Lehramt, Gesundheitswesen und Transport) gelten bestimmte Vorschriften und Anforderungen. Wenn Ihr Unternehmen Fahrer einstellt, wer ist dann dafür verantwortlich, dass diese im Besitz des richtigen Führerscheins sind, und wer zahlt die Strafe für Verstöße, wenn sie es nicht sind?

Die sich daraus ergebenden finanziellen Sanktionen für das Unternehmen des Endkunden, das einen falsch eingestuften oder unqualifizierten Arbeitnehmer einstellt, können hoch sein. Steuernachzahlungen, Bußgelder und Geldstrafen für Verstöße gegen Vorschriften und Lizenzen sind nur die finanziellen Sanktionen, die Ihnen drohen. Die Rufschädigung (man denke an Amazon, Hermes, Tönnies und andere bekannte große Arbeitgeber) kann erheblich sein und sich auf andere Aspekte wie den Unternehmenswert auswirken.

Und Unternehmen, die die Rechtsvorschriften falsch anwenden und damit den hochqualifizierten Fachkräften, die sie als Teil ihrer Talentstrategie benötigen, finanziellen Schaden zufügen, werden im Wettbewerb um Talente verlieren und nicht mehr konkurrenzfähig sein.

Was sind die Risiken?

Unternehmen entscheiden sich häufig für den Einsatz externer Arbeitskräfte, um Beschäftigungsrisiken zu vermeiden. Bei objektiver Betrachtung sind Arbeitnehmer mit unbefristeten Verträgen mit zahlreichen Risiken verbunden.

Sie müssen gesucht, ausgewählt, rekrutiert und eingestellt werden. Arbeitnehmer wollen Sozialleistungen, sie werden krank (und werden dafür bezahlt), sie wollen Urlaub machen (und werden dafür bezahlt), sie benötigen Fortbildungen, ihre Entlassung kann teuer werden, wenn sie nicht mehr benötigt werden, und sie haben je nach Standort eine große Anzahl kostenträchtiger Arbeitsrechte.

Selbstverständlich kritisieren wir weder Arbeitnehmerrechte noch Sozialleistungen und bezahlten Urlaub. Saisonale Auftragsspitzen, kurzfristige und zeitlich begrenzte Projekte oder sich schnell verändernde Märkte fordern von Unternehmen aber immer öfter mehr Flexibilität um konkurrenzfähig zu bleiben.

Im Gegensatz zu festangestellten Mitarbeitern gibt es externe Mitarbeiter. Sie erledigen die Arbeit und gehen wieder, insbesondere hochqualifizierte Fachkräfte in Bereichen wie IT, Finanzen, Personalwesen und Ingenieurwesen, aber auch in allen anderen qualifizierten und angelernten Berufen. Sie erhalten keine Lohnfortzahlung bei Krankheit oder Urlaub, keine Renten- oder Sozialleistungen und keine Fortbildung. Sie gehen, wenn der Vertrag endet.

Diese Flexibilität bedeutet, dass externe Arbeitskräfte, Aushilfskräfte, Consultants, Freiberufler und Zeitarbeiter, Unternehmen und Volkswirtschaften äußerst wettbewerbsfähig machen. Wenn Sie eine Welle von Lieferungen haben, stellen Sie Aushilfsfahrer ein. Führen Sie ein Immunisierungsprogramm durch? Dann stellen Sie Krankenpfleger und Ärzte auf Zeit ein. In der realen Welt ist das jedoch nicht so einfach.

Falscheinstufung von Arbeitern

• Viele Länder haben Gesetze gegen die Falscheinstufung von Arbeitnehmern eingeführt, die im Allgemeinen dazu dienen, nicht gezahlte Lohnsteuer- und Sozialversicherungsbeiträge zurückzufordern. Die Rechtsvorschriften zielen häufig, wenn auch nicht immer, darauf ab, die nicht gezahlten Steuern von dem Unternehmen in der Lieferkette einzufordern, dass die tiefsten Taschen hat. Dies ist in der Regel der Auftraggeber oder das Unternehmen, das den Arbeitnehmer beschäftigt.

Diese nicht gezahlten Steuern und Sozialabgaben sowie die hohen Strafen, Bußgelder und Zinsen, die ebenfalls Teil der Gesetzgebung sind, stellen ein erhebliches Risiko für die Nutzer externer Arbeitskräfte dar. In einigen Rechtsprechungen besteht zudem ein sekundäres Risiko.

Wenn ein Arbeiter oder eine Gruppe von Arbeitern aufgrund der Rechtsvorschriften gegen Falscheinstufung als Festangestellter eingestuft wird, können diese Arbeiter gerichtlich alle Leistungen einfordern, die sie hätten erhalten müssen, z. B. Krankengeld, Urlaubsgeld usw.

Beispiele für Rechtsvorschriften bei der Falscheinstufung von Arbeitern

Im April 2017 hat die Bundesregierung in Deutschland die Regelungen für den Einsatz von externen Mitarbeitern – vornehmlich die für die Arbeitnehmerüberlassung neu geregelt (Arbeitnehmerüberlassungsgesetz – AÜG). Regelungen im AÜG betreffen beispielsweise die maximale Entleihdauer, die Gleichstellung und Gleichbehandlung von externen Mitarbeitern im Vergleich zu permanenten Mitarbeitern sowie auch Regelungen rund um die Einbindung oder Wahl des Betriebsrates.

• Im Vereinigten Königreich setzte die Steuerbehörde HMRC Vorschriften durch. Bei „Off-Payroll“-Beschäftigung gemäß IR35-Regeln oder den im Jahr 2000 eingeführten und 2016 und 2021 aktualisierten Rechtsvorschriften für Vermittler wird geprüft, ob der Arbeitnehmer kontrolliert wird, eine Vertretung schicken kann und zur Arbeit verpflichtet ist, wenn der Arbeitgeber sie anbietet. Der Schwerpunkt liegt auf der tatsächlichen Beziehung zwischen Arbeitnehmer und Kunde, nicht auf dem schriftlichen Vertrag. Die Änderungen im Jahr 2021 haben zur Folge, dass Arbeitgeber nun unbezahlte Steuern zahlen müssen.

• Das niederländische Deregulering Beoordeling Arbeidsrelatie (DBA) wurde 2016 nach dem Vorbild der britischen IR35-Regeln eingeführt. Dabei nutzen Unternehmen, die Selbstständige einstellen, zur Unterstützung ein Online-Tool. Die Rechtsvorschriften werden derzeit aktualisiert, da sie komplex und unklar sind. Für Auftragnehmer, die ZZP’ers genannt werden, gelten gesonderte Steuervorschriften, sofern sie die Voraussetzungen erfüllen.

In jedem dieser Beispiele ist der Arbeitgeber für die Zahlung nicht gezahlter Steuern und Sozialversicherungsbeiträge verantwortlich, wenn der Arbeiter fälschlicherweise als Selbständiger eingestuft wird, obwohl er in Wirklichkeit wie ein festangestellter Mitarbeiter behandelt wird.

Verhinderung einer Falscheinstufung von Arbeitern

Sichtbarkeit ist wichtig, die Kenntnis der lokalen Vorschriften ebenfalls. In Unternehmen mit Hunderttausenden von Mitarbeitern weltweit ist es schwierig, die lokalen Arbeits- und Steuergesetze zu verstehen und den Beschäftigungsstatus effektiv zu überwachen. Ein wesentlicher Schritt zur Risikobewertung externer Arbeitskräfte ist die Kenntnis Ihrer Arbeitskräfte:

• Wer sind sie?
• Wo befinden sie sich?
• Was tun sie?
• Besitzen Sie die korrekten Qualifikationen/Zertifizierungen?
• Beschäftigungsstatus

Zu dieser Sichtbarkeit gehört auch, dass alle Arbeitnehmer genau eingestuft werden, je nachdem, wie sie in der Realität beschäftigt sind. Das kann eine umfangreiche Aufgabe sein. Das gilt auch für Qualifikationen und Zertifizierungen.

Ein Vendor Management System (VMS) hilft, Ihr Risiko durch externe Arbeitskräfte zu minimieren

Ein Vendor Management System (VMS) erleichtert die Nachverfolgung und Verwaltung des gesamten Beschäftigungszyklus jedes einzelnen externen Arbeiters. Sie können detaillierte Angaben über die Art des Auftrags erfassen und die Daten leicht abrufen, wenn eine Steuerbehörde dies verlangt.

Die Qualifikationen, Lizenzen und Zertifizierungen der Arbeiter können gespeichert und einzeln bewertet werden, um die Einhaltung von Richtlinien sicherzustellen. Sogar das Onboarding, der Standortzugang und das Offboarding von Mitarbeitern, die Zugang zu Einrichtungen oder Netzwerken benötigen, können nachverfolgt und verwaltet werden.

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, was ein VMS ist, welche Hauptmerkmale es hat und welche Vorteile es Ihrem Unternehmen bringen kann, laden Sie unseren kostenlosen Leitfaden herunter. Darin erfahren Sie, wie ein VMS die Planung, Prognose, Verwaltung und Beschaffung von externen Arbeitskräften unterstützen kann.